단순히 지출을 통제하던 '비용 정책'이, 이제 더 넓은 범위의 업무를 처리할 수 있는
[자동화 관리]로 새롭게 개편될 예정이에요.
자동화 관리 기능은 앞으로 "영수증 발생 시 담당자 자동 지정", "특정 조건 시 자동 승인"과 같이 커스텀 가능한 시작 과 규칙 을 통해 우리 회사의 다양한 업무 흐름을 스스로 처리하는 '업무 자동화'로 나아가기 위한 첫걸음이에요.
더 자유롭고 정교해진 자동화 관리를 소개해드릴게요!
비용 정책에 '빌더(Builder)' 구조가 도입되었어요.
정해진 빈칸 채우기는 이제 그만! '시작 시점(Trigger) → 조건(Condition) → 실행(Action)'으로 이어지는 유연한 빌더 구조가 도입되었어요. 마치 블록을 조립하듯 우리 회사만의 비용 정책 흐름을 설계할 수 있어요!
자동화 시작 시점
언제, 누구에게 자동화를 시작할까요?
기본적으로 '증빙(영수증)이 제출될 때' 시작됩니다.
특정 대상(예: 용도가 '점심식비'인 경우)만 콕 집어서 규칙이 자동하도록 설정할 수 있습니다.
자동화 조건
무엇을 검사할까요?
시작 시점을 통과한 영수증이 우리 회사 비용 정책에 맞는지 꼼꼼하게 따져보는 단계에요.
금액 1.2만 원 초과 여부, 출장 사용 여부 등 다양한 조건을 설정할 수 있어요.
자동화 실행
검사 결과, 무엇을 할까요?
설정한 조건에 해당할 때 시스템이 수행할 액션을 지정해요.
위반 알림: "규정 위반입니다"라는 경고가 구성원에게 노출돼요.
필수 정보 요구: 메모, 첨부파일 등 영수증 제출 시 필수 항목을 알려주고, 입력 전까지 제출을 막아요.
양식 추천: 영수증 제출 후 작성이 필요한 양식을 추천해요.
이번 업데이트로 무엇이 더 좋아지고 달라지나요?
새로운 자동화 빌더 구조로, 기존 비용 정책에서는 불가능했던 정교한 설정이 가능해져요!
1. [근무 정책]까지 확인하는 똑똑한 조건 설정
단순히 영수증의 금액과 결제 시간만 보는 것이 아닌, 구성원의 [근무 정책]과 연동하여 비용 정책 조건을 설정할 수 있어요. 이를 통해서 이제 상황에 맞지 않는 지출을 더 정확하게 관리할 수 있어요!
예를 들어 2월 9일 결제된 영수증의 용도가 [출장비]인데, 2월 9일에 등록되어있는 근무 정책이 [출장] 이 아니라면 정책 위반으로 알림이 발송돼요.
2.복잡한 비용 정책을 반영하는 조건별 실행(세부 조건) 을 지원해요
조직이나 상황에 따라 조금씩 비용 정책이 달랐을텐데요, 자동화 빌더를 통해 세부 조건을 그룹으로 묶어 하나의 비용 정책 안에서 보다 정교하게 비용 정책을 설정할 수 있어요.
예를 들어 야간 식대 사용 시, 영업팀은 3만원 초과, 그 외 부서는 1.5만원 초과 시 위반 이라는 비용 정책을 설정할 수 있어요.
이처럼 [야간 식대] 라는 같은 용도라도 조직별로 다른 한도 기준을 하나의 정책으로 통합하여 관리할 수 있어요.
3. 용도별 정책 개수 제한 해제
기존에는 [점심 식대] 용도에 대해 하나의 비용정책만 연결이 가능했어요. 이제는 이러한 제약이 사라지고, 같은 [점심 식대] 용도라도 2개 이상의 자동화(비용 정책)을 만들어 관리할 수 있어요.
업데이트 예정 안내
빌더 구조를 도입함에 따라 기존 '비용 정책' 데이터가 새로운 '자동화 관리' 시스템으로 이관될 예정이에요. 업데이트 전에 꼭 아래 내용을 확인해주세요!
1. 메뉴 위치 변경 및 권한명 변경
메뉴명이 [비용 정책] → [자동화 관리]로 변경돼요.
기존에 '증빙 관리' 권한을 보유했던 관리자는 자동으로 '자동화 관리' 권한이 부여될 예정이에요.
2. 비용 정책 설명 입력 안내
[자동화 관리]로 업데이트 이후에는 [비용 정책] 에서는 구성원에게 제공되던 기존의 '비용 정책 미리보기'가 제공되지 않아요. 대신 '정책 이름'과 '설명'만 노출되므로, 구성원들이 정책을 쉽게 이해할 수 있도록 [설명] 란에 정책 위반 기준을 상세히 작성하는 것을 권장해요.
3. 이전 버전 복구 불가 및 이력 안내
자동화 관리 업데이트 이후에는 이전 버전의 비용 정책으로 되돌릴 수 없어요.
기존 정책의 과거 변경 이력은 이관되지 않으니 참고해주세요.
새로워진 [자동화 관리]와 함께, 우리 회사만의 빈틈없는 비용 관리 시스템을 구축해 보세요!
FAQ
자동화 관리 기능을 먼저 이용해볼 수 있나요?
자동화 관리 기능을 먼저 이용해볼 수 있나요?
자동화 관리 기능은 3월 중순경 일괄 업데이트 될 예정이에요! 업데이트 이후에 [자동화 관리] 기능을 이용할 수 있어요 :)