승인 정책 관리

회사의 승인 정책을 한 번에 관리하고, 승인 템플릿을 생성하여 일괄 적용 및 편집이 가능해요. 승인 정책 관리 전 우측 커스텀 승인 라벨 설정 가이드를 통해 승인 라벨을 먼저 설정하시는 것을 권장드려요!

[승인 정책 관리] 권한을 부여 받은 관리자만 접근할 수 있어요.
단, 구성원 인사 정보 관리 권한 중 승인이 필요한 각 항목에 대한 관리 권한 [근무 유형 및 정책 설정] 관리 권한, [연차 정책 및 촉진 관리] + [맞춤 휴가 관리] 권한을 가지고 있다면 [승인 정책 관리] 권한이 없어도 권한 별 승인 정책 관리 설정에 접근할 수 있어요.
(ex. 근무 유형 및 정책 설정 권한만 가진 경우 승인 정책 관리에서 근무 승인만 확인 가능)

승인 템플릿 설정

회사 정책에 맞는 승인 단계를 설정하여, 워크플로우나 근무 및 휴가 정책에 바로 적용할 수 있는 [승인 템플릿]을 만드는 작업이에요.

좌측 메뉴 하단 [설정] → [승인 정책 관리] 메뉴 클릭, 우측 상단 [승인 템플릿]을 클릭해주세요.

[새로운 템플릿] 클릭, 템플릿 명 입력 후 승인 단계를 만들어주세요.

참조 대상 설정

참조자는 결재 단계에 포함되어 승인이나. 합의. 협조를 하는 대상자가 아니에요. 이메일 참조자와 같이 문서를 공유 받는 조직 또는 구성원이에요.

아래와 같이 승인 단계를 만든다면, 요청자(구성원)의 1차 조직장에게 승인이 요청되고, 대표이사 조직에 소속된 구성원에게 참조 알림이 가게 설정할 수 있어요.

참조 그룹에 포함되어있는 조직 및 구성원 별로 참조 알림을 다르게 설정할 수 있어요.

만약, 승인 없이 참조 대상사에게만 알림을 보내는 것으로 설정하고자 한다면 단계 선에 마우스 오버 → [단계 삭제하기]를 진행 후 저장해주세요.

승인 단계 설정

1차, 2차 조직장이 무엇인지 궁금하면 플렉스 승인 구조 이해하기 가이드를 참고해주세요!

[대상 추가하기] 클릭 하여 승인 대상을 추가해주세요.

n차 조직장 : 요청자(기안자)의 n차 조직장을 의미해요. 요청자가 소속되어있는 주조직을 기준으로 요청자별 1차, 2차, 3차 조직장이 달라져요.
- 예시로, 마케팅 팀에 소속되어있는 구성원 A의 1차 조직장은 마케팅팀 조직장이며 2차 조직장은 growth team 조직장이에요.
조직 : 설정 → 인사정보 → 조직 추가에서 가장 먼저 추가한 상위 5개 조직을 먼저 노출해요. 그 외 조직을 승인 대상으로 추가하고 싶다면 [조직도 보기]를 통해 확인해주세요.
조직도 보기 : 회사의 모든 조직을 펼쳐 확인할 수 있어요, 하단 [하위 조직 함께 선택] 체크박스 활성 화 시 growth team 모든 하위 조직을 승인 대상자로 포함한다는 뜻이에요.
- 조직을 승인 대상자로 설정한 경우, 조직 구성원 중 한 명이 승인하면 승인이 최종 처리 돼요.

승인 템플릿 별로 [요청자별 승인]과 [변경 허용] 옵션을 선택하여 적용할 수 있어요.
- 요청자별 승인이란? : 요청자(구성원)에 따라 승인 참조를 다르게 설정할 수 있어요. 예시로 연장 근무 승인 요청 시 일반 구성원은 1차 조직장의 승인을 받되, 조직장은 hr의 승인을 받는 것으로 설정할 수 있어요.
- 변경 허용 옵션 : 구성원이 직접 결재 단계를 편집할 수 있게 허용할지를 선택할 수 있어요.

하단 [저장하기]를 클릭해 승인 템플릿을 저장해주세요.

좌측 메뉴 하단 [설정] → [승인 정책 관리] 메뉴 클릭, 회사의 모든 승인 정책 현황을 확인할 수 있어요.

설정을 변경하고자 하는 양식이나 정책 탭 클릭 → 결재 단계를 편집하거나 승인 템플릿을 적용할 수 있어요.

만약, 참조 알림만 보내는 것으로 설정하고자 한다면 단계 선에 마우드 오버하여 [단계 삭제하기] 후 저장 하거나 구성원이 결재선을 편집할 수 있게 허용해야 저장돼요.

승인 템플릿 일괄 적용

승인 템플릿을 적용할 개별 탭 클릭, 또는 좌측 상단 [모든 정책] 체크박스를 클릭 후,
하단 [템플릿 적용]을 클릭해주세요.

적용할 템플릿을 최종적으로 확인 후 하단 [적용하기] 버튼을 클릭, 승인 템플릿을 적용해주세요.
- [승인 템플릿 적용 화면]에서 요청자별 승인, 변경 허용 옵션 또는 결재선을 편집한 경우 사전에 만든 승인 템플릿에는 적용되지 않아요!

승인 정책 일괄 변경

[승인 템플릿]을 적용할 것은 아니지만 결재 선 편집이 필요한 경우 [승인 정책 변경] 기능을 이용할 수 있어요.

승인 정책을 변경할 탭 또는 좌측 상단 [모든 정책] 체크박스 클릭 후, 하단 [승인 정책 변경]을 클릭해주세요.

결재 단계 설정 후, 하단 [적용하기]를 클릭해주세요.

앞서 선택한 근무, 외근, 원격근무에 승인 정책이 일괄 변경된 것을 확인할 수 있어요.

구성원이 결재선을 편집 할 수 있게 허용 할 것인지, 변경 불가로 설정할 것인지도 일괄 적용할 수 있어요! [변경 허용] 옵션을 적용받는 정책 경우 아래 이미지와 같이 [변경 허용] 태그가 활성화돼요.

승인 정책 관리 검색 및 필터

승인 정책 관리 화면에서는 검색 기능을 제공해요. 워크플로우 양식명 또는 근무나 휴가의 이름을 검색하여 원하는 정보를 빠르게 확인해보세요!

우측 상단 [필터] 를 통해 [승인자], [참조자], [변경 허용 및 요청자별 승인 설정 여부]를 빠르게 조회할 수 있어요.

요청자별 승인 설정이 되어있고, 변경 허용 옵션이 설정된 양식을 아래와 같이 빠르게 조회할 수 있어요.
- 양식 및 정책 설정 수정이 필요한 경우 문서 양식관리 또는 근무, 휴가 설정 화면에서 진행해주세요.

FAQ

승인 외 합의나 협조를 추가할 수 없나요?

가능해요! 합의 및 협조자를 추가하기 위해서는 커스텀 라벨 설정을 먼저 진행해주셔야해요. 우측 가이드를 클릭해 확인해주세요!

커스텀 승인 라벨

승인을 설정했으나 의도한대로 승인이 발생되지 않는 것 같아요.

예를 들어 1차 조직장에게 승인 요청이 가도록 설정해 놓았으나 1차 조직장이 아닌 다른 분에게 승인 요청이 간 것이라면 아래 내용을 확인해주세요.

플렉스 승인은 [조직의 위계]를 기준으로 1차(N차) 조직장을 구분합니다.
예를 들어 인사팀 위에 경영지원팀이라는 상위 조직이 있다면 인사팀 구성원 홍길동의 1차 조직장은 인사팀의 조직장, 2차 조직장은 경영지원팀의 조직장으로 판단합니다.
이에 따라 조직의 위계가 잘 설정되어있는지 확인해주세요.
조직 설정 가이드 바로가기
이순신을 홍길동의 1차 조직장으로 설정하고 싶다면, 이순신을 홍길동이 소속된 조직의 조직장으로 발령을 내주시거나, 홍길동이 소속된 조직의 실제 조직장이 없다면 이순신을 상위 조직의 조직장으로 발령을 내어주셔야 시스템에서 이순신을 홍길동의 1차 조직장으로 판단합니다.
인사 발령 가이드 바로가기
조직 설정과 인사 발령까지 마쳤다면 좌측 [구성원] - [조직도] 탭에서 회사 조직을 클릭해 아래 예시 이미지와 같이 조직별 조직장 정보를 확인해주세요.
만약, 요청자별 승인 설정을 통해 결재선을 설정했으나, 해당 설정에 맞게 승인이 발생되지 않은 것 같다면 [요청자별 승인 결재선의 순서]를 점검해보세요.
요청자가 첫 번째 요청자별 결재라인에도 포함되고, 두 번째 결재라인에도 포함된 경우
해당 요청자는 첫 번째 요청자별 결재라인 적용을 받아요.
두 번째 요청자별 결재라인으로 적용 받는 것을 의도한다면 두 결재선의 순서를 변경해주세요.

승인 설정 화면에서 조직 전체가 다 보이지 않는 이유가 무엇인가요?

설정 → 인사정보 → 조직 추가에서 가장 먼저 추가한 상위 5개 조직을 먼저 노출해요. 그 외 조직을 승인 대상으로 추가하고 싶다면 [조직도 보기]를 통해 확인해주세요.

팀장(조직장)이 장기 휴가 또는 휴직인 경우 대표 또는 다른 승인자가 대신 승인 하는 전결/대결 기능은 없나요?

현재 승인권자 부재일 때 다른 구성원이 대신 결재하는 기능은 제공하고 있지 않습니다 🥲

휴가, 휴직, 퇴직 전 승인해야할 문서들을 모두 처리해주시거나,

휴가인 경우 복귀 후 승인 / 혹은 '요청자별 승인' 기능을 통해 해당 승인권자에게 발생하는 승인을 임시적으로 다른 승인권자에게 발생하도록 하는 방법 등을 이용해볼 수 있어요.

혹은 자동진행 설정을 통해 N일이 지나면 자동으로 승인처리 되도로록 하는 방법도 이용해볼 수 있으니 참고 부탁드립니다 🙏