비용 정책 설정을 통해 회사의 비용 관리 기준을 명확히 하고, 구성원이 영수증 제출과 지출결의 작성 시 혼선 없이 업무를 진행할 수 있어요.
관리자는 정책에 위반된 항목만 효율적으로 검토하며, 필요한 항목을 명확히 설정하여 비용 검토 시간을 줄일 수 있어요.
업무 효율을 높이고 정책 준수 문화를 조성할 수 있어요
목차 비용 정책 설정
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[비용 관리] → [설정] → [비용 정책 설정]을 클릭해주세요.
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비용 정책: 회사의 비용 사용 기준을 정의하며, 정책에 맞지 않는 경우 이를 위반으로 안내해줘요.
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지출결의 작성 정책: 영수증 제출 후 작성이 필요한 결의서를 자동으로 추천해줘요.
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영수증 제출 항목 정책: 특정 조건에 해당하면 필수로 제출해야 할 항목을 설정할 수 있어요.
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[비용 정책 설정] 우측 상단 [추가] 버튼 클릭, 비용 정책을 추가해주세요. 정책 설정 조건은 용도, 증빙 수단, 사용자, 시간, 금액을 기준으로 지정할 수 있어요.
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정책 이름과 구성원에게 노출될 정책 설명을 입력해주세요.
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[용도] 탭을 클릭해 앞서 설정한 용도를 불러와주세요. 숨김 처리된 용도는 조회되지 않아요!
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특정 용도에는 하나의 정책만 생성할 수 있고, 모든 용도에 적용되는 공통 정책은 여러 개 만들 수 있어요.
예를 들어, 점심식비라는 용도가 있을 때 점심식비는 전체 구성원이 인 당 1.5만원까지 사용할 수 있다. 라고 정책을 만들고, 영업팀만 예외적으로 점심식비는 영업팀이 인 당 3만원 쓸 수 있다는 정책은 만들 수 없어요.
다만, 용도를 구분하지 않고 전체 적용되는 [모든 용도는 평일에만 사용할 수 있다] [모든 용도는 법인카드로 사용할 수 있다]와 같이 공통 정책은 여러 개 만들 수 있어요!
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이어서 [사용 조건] 추가를 통해 사용자, 증빙 수단 등 디테일한 조건을 설정할 수 있어요.
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증빙 수단 : 법인카드, 세금계산서, 현금영수증 등 원하는 항목을 선택할 수 있어요.
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시간 : 특정 요일과 시간 범위를 설정할 수 있어요.
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금액 : 인당 금액이나 거래 건당 금액을 제한할 수 있어요.
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설정한 정책에 따라 구성원은 [비용] → [비용 정책] 메뉴에서 우리 회사 비용 정책을 조회하고 이를 기준으로 영수증을 제출할 수 있어요.
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또한, 구성원은 영수증 제출시 아래 이미지처럼 정책 위반 여부를 알 수 있어요.
사전에 협의된 경우가 있을 수 있어 비용 정책을 위반해도 영수증 제출은 가능해요.
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관리자는 [비용 관리] → [확인 필요] 내역만 집중적으로 검토하여 업무를 더욱 효율적으로 처리할 수 있어요
지출결의 작성 정책
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[비용 정책 설정] → [지출결의 작성 정책] 우측 상단 [추가] 버튼 클릭, 조건에 따라 구성원이 제출해야하는
지출결의서 양식을 지정할 수 있어요!
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지출결의 [용도]와 [사용 조건]을 설정합니다. 이후 앞서 설정한 지출결의서 양식을 지정 후,
[저장하기]를 클릭해주세요.
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구성원이 제출한 영수증이 용도, 사용 조건에 부합하면, 지출결의서 작성 시 추천 문서가 자동으로 표시돼요.
영수증 제출 항목 정책
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[비용 정책 설정] → [영수증 제출 항목 정책] → 우측 상단 [추가] 버튼을 클릭해, 구성원이 제출한 영수증이
특정 조건에 부합하는 경우, 필수로 포함해야 할 항목을 설정할 수 있어요.
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예: 온라인 커머스 비용처럼 세부 품목 정보가 필요한 경우 해당 용도에 첨부파일 필수 조건을 추가하면, 세부 항목이 표시된 영수증을 제출받아 비용 내역을 더 쉽게 파악할 수 있어요.
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[용도]와 [사용 조건], [영수증 제출시 필수 항목]을 선택 후, [저장하기]를 클릭해주세요.
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영수증 제출시 필수 항목 : 지급 요청일, 사용자, 메모, 참조 결재 문서, 첨부파일을 선택할 수 있어요.
(복수 선택 가능)
