권한 설정 에서 [문서함 설정] 권한을 가진 관리자는 회사의 공통된 문서함을 설정하고 관리할 수 있어요.
인사 서류를 저장할 [문서함]을 먼저 만들면, 모든 구성원들의 프로필에 저장 공간이 추가되고 새로운 구성원을 초대할 때도 해당 문서함에 서류 업로드를 요청할 수 있어요!
목차문서함 설정
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좌측 메뉴 하단 [설정] → 인사·계약 내 [문서함 설정] 클릭, 우측 [문서함 추가] 버튼을 클릭해주세요.
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[기본 문서 추가] 버튼 클릭, 플렉스에서 추천하는 문서함을 확인할 수 있어요.
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추가할 문서 클릭 후, 하단 [문서함 추가하기]를 클릭하면, 선택한 문서함이 추가돼요.
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추가된 문서탭 클릭, 한 문서함에 여러 개 파일을 업로드 할 수 있도록 설정할 수 있어요.
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예시 이미지와 같이 토익, 토스, 컴퓨터활용능력 등 다양한 자격정보를 하나의 문서함에서 확인, 관리하고자 한다면 [자격증] 문서함을 추가 하여 [파일 여러 개 업로드를 허용]해주세요.
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구성원 문서함에서 추가한 문서는 구성원 프로필 - 문서 증명서 탭에서도 확인할 수 있어요. 구성원은 관리자가 설정해 놓은 문서함 설정에 맞게 여러 증빙파일을 업로드 할 수 있어요.
flex가 제공하는 추천 문서 목록 외 [+커스텀 문서 추가] 를 클릭해 직접 새로운 문서함을 추가할 수 있어요.
커스텀 문서함으로 추가된 문서만 비밀 문서 설정이 가능해요.
비밀 문서함 설정 시, 구성원은 해당 문서함을 확인할 수 없고 문서 관리 권한을 가진 관리자만 문서함과 문서함에 업로드 된 문서를 확인할 수 있어요.
한 번 설정해 놓은 구성원 문서함은 신규 구성원을 초대할 때에도 이용할 수 있어요.
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좌측 메뉴 [구성원] → [구성원 추가하기] → [초대 템플릿 관리] 클릭
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[요청 정보] 수정하기 또는 [새로 만들기] 클릭
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[제출 서류] 탭에서 문서함에서 설정한 구성원 문서 목록을 확인할 수 있어요.
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문서함에서 설정한 문서 중 구성원에게 요청할 항목을 선택해 flex 가입 시 필수/선택으로 업로드하게 할 수 있어요.
단, 비밀 문서 옵션을 설정한 문서함은 관리자만 확인 가능하므로 초대템플릿에서 선택할 수 없어요.
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구성원 문서함에 업로드 된 문서는 구성원 별 프로필 → 우측 상단 [다운로드] 버튼 클릭,
문서를 일괄 다운로드 받거나, 개별적으로 증빙문서를 확인, 다운로드 받을 수 있어요.
FAQ
기존에 만들어둔 구성원별 문서함은 어떻게 되나요?
원래 등록했던 파일들을 새로운 문서함으로 옮기고 싶어요.