안녕하세요! 담당자님 플렉스 팀 입니다. 😊
플렉스가 처음인 관리자분들을 위해 플렉스 초기 설정 가이드를 준비했어요!
자세한 설정 방법은 목차 별 세부 가이드를 클릭해 확인해보세요!
아래 목차 순서대로 설정을 완료하여 HR 자동화를 경험해보세요 😊
기본 회사 정보 설정
회사 정보 및 회사 직인 설정
[설정] → [회사정보] → [회사 기본 정보] 내 대표자 추가를 위해, 대표님을 먼저 구성원으로 등록 하여 회사 기본 정보 및 직인 설정까지 마쳐주세요.
상세 설정 내용은 우측 가이드를 참고해주세요! 회사 기본 정보 설정 가이드를 참고해주세요!
인사 정보설정
[인사 정보] 설정에서, 우리 회사의 조직, 직위, 직책, 직무를 설정할 수 있어요. 만약, 직위, 직책, 직급 등이 없다면 설정하지 않아도 되지만 조직은 반드시 설정해야해요. 상세 설정 내용은 아래 가이드를 참고해주세요!
(클릭)이렇게 멋진 조직도를 만들어 관리할 수 있어요
(클릭)이렇게 멋진 조직도를 만들어 관리할 수 있어요
문서함 설정
신규입사자 발생 시 그동안 메일로 서류를 요청하고.. 또 요청하셨을거에요.
딱! 한 번, 문서함 설정을 통해 입사 문서 요청 자동화를 경험하세요!
[설정] → [인사·계약] → [문서함 설정] 에서 회사 공통 문서함을 설정할 수 있어요.
설정한 문서함은 구성원 프로필과 초대 템플릿에 노출되며, 문서함 성격에 맞는 파일을 업로드 하고 관리할 수 있어요. 상세 설정 내용은 우측 가이드를 참고해주세요! 문서함 설정 가이드 바로가기
근무 설정
구성원과 계약한 정보를 바탕으로 근무유형을 설정해주세요!
근태, 계약, 급여에 영향을 끼치니 가이드를 보시고 순서대로 설정해주세요.
우리 회사에 맞는 근무 유형 만들기
우리 회사는 출근과 퇴근 시간이 고정되어 있어요!
고정 근무 유형 설정 가이드 바로가기
우리 회사는 출퇴근시간이 유연하고, 일 소정근로시간(ex. 8시간) 만 채우면돼요.
시차 근무 유형 설정 가이드 바로가기
우리 회사는 총 근로시간 범위 내에서 일 소정근로시간을 자율적으로 결정할 수 있어요.
선택적 근무 유형 설정 가이드 바로가기
선택적 근무 유형 근로시간 산식 가이드
우리 회사는 근무 스케줄을 짜고 유동적으로 근무가 달라져요
교대 근무 유형 설정 가이드 바로가기
스케줄 만들기
스케줄 게시하기
구성원에게 근무 유형 적용하기
근무유형을 다 만드셨나요? 이제 근무유형을 구성원에게 적용해볼까요?
두 가지 방법을 활용해서 구성원의 근무 유형을 변경할 수 있어요.
근무 유형 변경시 유형 [적용일]만 주의해주세요!
월~금 일한다면 주기의 시작 요일을 적용일로 (ex 월요일)
월 선택적 근무와 같이 특정 주기 단위의 근무라면 주기의 시작 일을 적용일로 (ex 1일)
구성원별 근무 유형 변경
[구성원의 프로필] → [인사 정보] → [근무 정보] → [변경]
근무 유형을 선택하고, 변경 적용일을 지정 후 수정하기를 눌러주세요.
대량의 구성원 근무 유형 변경
[구성원] → [인사 정보 관리] → [정보 일괄 변경] → [정보 변경하기]
flex에서 근무 등록은 어떻게 하고, 관리하는지 궁금하다면 아래 가이드를 참고해주세요!
휴가 설정
우리 회사의 연차 정책 설정하기
회사의 연차 정책을 적용해볼까요? 정책을 딱 한 번만! 설정하면 복잡한 연차의 부여와 소멸, 승인에 대해 자동화되는 경험을 해볼 수 있어요!
연차 정책 설정 전, 연차 유급 휴가 정책이 모호하거나 개념이 헷갈린다면 아래 가이드를 먼저 확인 후 설정을 진행해주세요. 연차 유급 휴가 개념 정리
좌측 메뉴 하단 [설정] → [휴가설정] → [연차 정책 설정] 에서 아래와 같이 세부적인 정책 설정이 가능해요. 상세한 내용은 우측 가이드를 참고해주세요. 연차 정책 설정 가이드
flex 도입 전, 구성원의 휴가 기록 업로드하기
좌측 메뉴 [근태관리] -> [휴가관리] -> [월별 연차 사용 내역] 탭에서 과거 사용한 연차 사용 내역을 엑셀로 일괄 업로드 할 수 있어요! 관련해 자세한 사항은 가이드를 참고해주세요!
flex 도입 전, 구성원의 휴가 기록을 업로드 하고 싶어요!
법정 연차 외 복지 차원으로 제공하는 휴가 설정하기
연차 외 필수로 제공해야하는 휴가가 있는 것 아셨나요? 플렉스에서는 여성 구성원에게는 보건휴가, 남성 구성원에게는 군소집훈련 휴가를 자동으로 제공하고 있어요. 그 외 다양한 필수 제공 휴가를 기본 셋팅으로 제공해드려요.
연차 외 운영하고 있는 휴가가 있을까요? 그런 휴가를 플렉스에서는 맞춤휴가라고 하는데요!
법정 필수 휴가인 ‘연차’ 이외에 리프레시, 생일, 기념일 휴가 등 우리 회사의 정책이나 문화로 활용하는 다양한 휴가를 설정 해보세요! 맞춤휴가 설정 가이드 바로가기
구성원 등록과 초대
구성원 초대하기 전 초대 템플릿을 먼저 확인하는 것을 추천해요! 신입, 재직, 경력자 혹은 외국인에게 보낼 초대장을 따로 보내 정보도 다르게 받을 수 있어요.
구성원 추가 및 초대 메일 발송 전, 구성원이 사용할 이메일이 활성화(메일 수신 가능한) 되어있는 상태인지 확인 후 초대메일을 보내주세요. 계정이 존재하지 않으면 플렉스 서버에서 해당 계정이 블락처리 되어 초대 메일을 수신받지 못할 수 있어요.
구성원 추가하기
메일만 있다면 입사 예정자, 재직자, 퇴직한 구성원 모두 추가할 수 있어요.
좌측 메뉴 [구성원] → [구성원 추가하기] 클릭하여 구성원을 추가해주세요!
상세 설정 내용은 우측 가이드를 참고해주세요! 구성원 추가하기
구성원 정보 등록 후, 초대 메일은 나중에 초대하기로 진행해주세요!
초대 템플릿 관리 및 초대하기
앞서 기초 설정에서 문서함 설정 을 진행했어요. 설정된 문서함을 기반으로 초대 템플릿 요청 정보를 미리 설정해, 신입, 경력 등 구성원 별로 제출 서류를 다르게 요청할 수 있어요!
좌측 메뉴 [구성원] → [구성원 추가하기] → [초대 템플릿 관리] 클릭, 초대 템플릿 요청 정보를 미리 설정, 이메일로 구성원과 문서를 주고 받았던 시간을 줄여보세요!
상세 설정 내용은 우측 가이드를 참고해주세요! 초대 템플릿 관리 가이드 바로가기
초대 템플릿 관리까지 끝났다면, 좌측 메뉴 [구성원] → [초대현황] 탭에서 등록되어있는 구성원에게 언제든지 초대메일을 일괄 또는 개별로 보낼 수 있어요!
구성원 정보 업데이트
기초적인 설정이 다 끝났어요! 앞서 초대한 구성원의 인사, 계약, 임금, 경력 및 학력, 개인정보를 업데이트 해볼까요?
구성원 프로필이 현재 비어져있는 상태라면 web으로 변경하는 것을 추천해요!
이후에 구성원의 정보를 다시 변경해야할 때 excel로 변경하는 것을 추천하고 있어요
인사 정보 (조직, 직무, 직급 등) 변경하기
인사 발령 가이드 바로가기
계약, 임금, 경력 및 학력, 개인정보를 일괄 업데이트 하기
정보 일괄 변경 가이드 바로가기
flex 전자 결재(워크플로우)
우리 회사의 기안 문서 양식을 추가하고, 관리할 수 있어요.
승인 참조 대상 설정 가이드를 보고, 양식 관리, 양식 별 결재선을 설정하세요.
flex 권한 및 연동 설정
플렉스에서는 기능별 권한 설정 및 다양한 연동 기능을 제공 하고 있어요.
담당자 및 구성원 별로 메뉴 및 정보 접근, 설정 등이 다르게 하는 법
권한 설정 가이드를 참고하여 조직장 및 구성원에게 권한을 부여해보세요 :)구글 캘린더, slack과 플렉스는 연동하는 법
연동 설정 가이드 바로가기세콤 및 캡스와 같은 외부 근태관리 기기와 flex를 연동할 수 있어요!
세콤/캡스 연동 전 확인해주세요!