새 양식 만들기

우리 회사 운영에 맞는 워크플로우 양식을 추가하고 관리할 수 있어요.

양식별로 승인·참조 결재선을 설정할 수 있습니다.

[워크플로우 양식 관리] 권한을 가지고 있는 관리자만 새로운 양식을 추가할 수 있어요.

좌측 메뉴 [워크플로우] → 우측 상단 [양식관리] 클릭, [새 양식 만들기]를 클릭해주세요.
양식 이름 입력, 양식에 대한 설명이 필요하다면 설명란 클릭, 양식에 대한 설명을 입력 해주세요.
[필드 추가하기] 클릭, flex에서 기본적으로 제공하는 문서 작성 필드를 추가할 수 있어요.
- 날짜 필드 : 날짜 필드를 통해 날짜를 선택할 수 있어요. 단 기간 설정은 되지 않아 시작일/종료일과 같은 기간 입력이 필요하다면 날짜 필드를 2개 생성해 이용해주세요.
- 참조 문서 : 기안자가 워크플로우로 작성된 문서를 기안자가 불러올 때 이용할 수 있어요.
  외부 링크를 공유하고 싶다면 글자 필드를 추가해 해당 필드에 링크를 입력해주세요!
추가한 필드 클릭, [레이블을 입력하세요]에 필드명을 입력해주세요.
[필수 입력] 버튼 클릭, 구성원이 문서 내용을 누락 없이 입력할 수 있도록 설정할 수 있어요.
[구성원 정보 연동] & [인사 정보 연동 필드] 추가 시 문서를 작성한 구성원의 정보가 자동으로 입력 되게 설정할 수 있어요.
내용입력란은 하단 [내용] 버튼 클릭, ‘사용 안함’ ,’사용’ ‘선택을 통해 활성화할 수 있어요.

하단 [첨부 파일] 버튼 클릭, 파일 필수 옵션 여부를 선택할 수 있어요.

[참고 파일] → [파일 추가하기] 버튼 클릭, 문서 작성에 필요한 파일을 따로 첨부 & 공유할 수 있습니다.

양식별 승인 단계 설정

[워크플로우] 메뉴 우측 상단 [문서 양식관리] 클릭, 양식 승인 설정을 할 문서 클릭해주세요.

양식 우측 화면에서 승인 단계를 설정할 수 있어요.
요청자별 승인 : 요청자(구성원)에 따라 승인 참조를 다르게 설정할 수 있어요. 요청자별 승인 설정 관련 자세한 사항은 우측 링크를 클릭해 확인해주세요. 플렉스 승인 구조 이해하기
변경 허용 : 요청자(구성원)가 승인 단계를 변경할 수 있게 허용할지를 선택할 수 있어요. 편집을 제한 하고자 한다면, 반드시 [변경 허용] 옵션을 꺼주세요

대상자 추가 후, 승인 단계별 라벨을 변경 할 수 있어요. 아래 예시와 같이 식비 사용 내역 기안을 올릴 경우, 1차 조직장의 1차 승인 후 재무팀의 승인이 아닌 [확인]으로 승인 라벨을 변경할 수 있어요.
- 라벨 설정 관련 자세한 사항은 우측 가이드를 클릭해 확인해주세요. 커스텀 승인 라벨
양식 별로 위와 같이 승인 단계와 참조대상을 추가할 수 있지만 우측 상단 [템플릿] 버튼 클릭, 승인 템플릿 관리에서 설정한 승인 템플릿을 불러와 적용할 수 있어요.
결재선 설정까지 마쳤다면, 하단 [양식 저장하기] 버튼 클릭, 만든 양식을 저장해주세요.

FAQ

1차 조직장, 2차 조직장, 3차 조직장은 어떻게 설정하는 건가요?

1차, 2차, 3차 조직장은 작성자인 구성원의 주조직 위계를 따라가요. 자세한 안내는 우측 가이드를 참고해주세요. (플렉스 승인 구조 이해하기)

승인, 참조 대상자에게는 어떻게 알림이 발송되나요?

메일, 새로운 알림 등으로 아래와 같이 알림이 발송돼요. 단, [참조 대상] 경우 승인이나 합의가 ‘완료’ 될 때 메일이 발송되고 진행중일 때는 플렉스 웹이나 앱에서 ‘알림’으로 확인할 수 있어요.

[자동 진행] 기능은 언제 사용하나요?

외근 및 출장 등으로 승인이 어려운 관리자가 결재선에 포함되어있다면, 자동진행 기능을 통해 승인은 자동처리, 히스토리는 남게 관리하고 싶을 때 유용하게 이용할 수 있어요.

기존에 사용하던 양식을 추가할 수 있나요?

기존에 사용하던 양식을 업로드 할 수 없어요. 양식 만들기를 통해 별도로 양식을 생성 & 추가해주세요.

요청자별 승인 설정을 한 조직이나 구성원이 기본 결재선과 다른 결재선을 이용중이라는 것을 알 수 있나요?

구성원은 관리자가 설정된 결재선 외 다른 결재선을 확인할 수 없어요.

양식 복사가 가능한가요?

양식 복사는 별도로 지원하지 않아요.

구성원이 결재선을 편집한 경우 그 기록은 어디서 확인하나요?

만약 양식이 아래와 같은 결재선을 가졌는데, 구성원이 문서내 승인자나 합의자 등을 ‘추가’한 경우에는 활동내역에 두 번째 이미지와 같이 표기됩니다. 구성원이 결재선을 편집하는 것을 최대한 지양하고자 한다면 [변경 허용] 옵션을 꼭 off 해주세요!

승인 라벨을 합의나 협조 등으로 변경 한 경우, 합의 및 협조자에게 어떻게 노출되나요?

합의자로 추가된 구성원에게는 이미지와 같이 [합의 필요], [합의] 버튼으로 확인돼요.

워크플로우 기능을 활용해 구성원들이 [익명]으로 문서를 작성할 수 있나요?

워크플로우에 [익명설정] 이라는 기능은 현재 구현되어있지 않습니다.

다만, 회사문서함 관리 권한이 없는 일반 구성원들은 내가 작성한, 나에게 승인 요청온, 내가 참조로 있는 혹은 공유 받은 문서에 대해서만 접근할 수 있습니다.

이에 익명으로 작성되어야 하는 양식을 만들 때 결재선을 비워두시거나, 혹은 인사팀 또는 일부 관리자만 승인자로 설정하시고 구성원분들에게는 이 양식으로 작성된 문서는 인사팀 혹은 승인자만 확인이 가능하며 문서에 작성된 내용은 조직장(각 조직장에게 회사문서함 관리 권한이 부여되지 않은 상황이어야 합니다.)에게 공유되지 않는다고 공지 및 가이드 해주시면 좋을 것 같습니다.