flex에서는 구성원 프로필 문서함을 활용해 구성원별 중요 문서를 한곳에서 관리할 수 있어요.
먼저 문서함을 설정하면 모든 구성원 프로필에 문서 저장 공간이 추가되고, 필요에 따라 flex가 제공하는 추천 문서함을 사용하거나 회사에 맞는 커스텀 문서함을 직접 만들어 운영할 수 있어요. 또한 문서함별로 여러 파일 업로드 허용 여부도 설정할 수 있어요!
문서함 설정은 언제 어떻게 사용할 수 있나요?
예를 들어, 입사 서류나 자격증처럼 구성원별로 관리해야 하는 문서를 체계적으로 보관할 수 있고, flex에서 진행하지 않은 과거 평가 결과도 구성원별 문서로 업로드해 관리할 수 있어요. 과거 평가 결과를 별도의 문서함으로 만들어 업로드해두면, 이후 필요한 시점에 구성원 프로필에서 다시 확인하거나 다운로드해 활용할 수 있습니다. 이러한 문서는 구성원 프로필의 문서·증명서 탭에서 확인할 수 있어요.
또한, 초대 템플릿에 생성한 문서함을 추가하여 신규 구성원이 flex 가입 시 필요한 서류를 필수 또는 선택으로 제출하도록 설정할 수 있어요. 업로드된 문서는 구성원 프로필에서 개별 또는 일괄 다운로드할 수 있어, 입사 서류 및 중요 문서를 구성원 단위로 일관되게 관리할 수 있어요!
문서함 설정
좌측 메뉴 하단 [설정] → 인사·계약 내 [문서함 설정] 클릭, 우측 [문서함 추가] 버튼을 클릭해주세요.
해당 설정을 위해선 [문서함 설정] 권한을 보유해야해요.
[기본 문서 추가] 버튼 클릭, 플렉스에서 추천하는 문서함을 확인할 수 있어요.
추가할 문서 선택, 하단 [문서함 추가하기]를 클릭, 선택한 문서함이 추가돼요.
추가된 문서탭 클릭, 한 문서함에 여러 개 파일을 업로드 할 수 있도록 설정할 수 있어요.
예시 이미지와 같이 토익, 토스, 컴퓨터활용능력 등 다양한 자격정보를 하나의 문서함에서 확인,
관리하고자 한다면 [자격증] 문서함을 추가 하여 [파일 여러 개 업로드를 허용]해주세요.
구성원 문서함에서 추가한 문서는 구성원 프로필 - 문서 증명서 탭에서 확인할 수 있어요.
구성원은 관리자가 설정해 놓은 문서함 설정에 맞게 여러 증빙파일을 업로드 할 수 있어요.
flex가 제공하는 추천 문서 목록 외 [+커스텀 문서 추가] 를 클릭해 직접 새로운 문서함을 추가할 수 있어요.
커스텀 문서함으로 추가된 문서만 비밀 문서 설정이 가능해요. 비밀 문서함 설정 시, 구성원은 해당 문서함을 확인할 수 없고 문서 관리 권한을 가진 관리자만 문서함과 문서함에 업로드 된 문서를 확인할 수 있어요.
초대 템플릿 적용 및 신규 구성원에게 입사 서류 제출 요청하기
구성원 초대 과정에서도 문서함을 활용할 수 있어요. [구성원] > [구성원 추가하기] > [초대 템플릿 관리]에서 요청 정보의 제출 서류 탭으로 이동하면, 문서함에서 설정한 문서 목록을 확인할 수 있어요.
이때 필요한 문서를 선택해 구성원이 flex 가입 시 필수 또는 선택 항목으로 업로드 하도록 설정할 수 있어요.
업로드된 문서는 구성원별 프로필에서 관리할 수 있어요. 구성원 프로필 우측 상단의 [다운로드] 버튼을 클릭하면 문서를 일괄 다운로드할 수 있고, 필요한 문서만 개별적으로 확인하거나 다운로드할 수도 있습니다.
