이 가이드는 자동화 관리 화면에서 자동화를 직접 만들고 관리하는 방법을 상세하게 안내해요.

'자동화 관리' 권한을 보유한 관리자만 이 메뉴에 접근할 수 있어요.

자동화 관리 화면 살펴보기

좌측 메뉴 하단 [비용 관리] → [자동화 관리]에서 자동화 목록을 확인할 수 있어요.
- 기존 비용 정책으로 추가했던 정책은 모두 자동화 관리 목록에서 확인이 가능해요.

자동화 목록을 클릭하면, 각 자동화에는 이름/설명, 상태, 게시 일시, 게시자 정보가 표시돼요.
- 상세 화면에서는 클릭한 자동화 미리보기 내용이 표시돼요.
- 우측 상단 점 3개 버튼을 클릭하면, 게시된 자동화를 중지하거나 게시된 이력을 상세히 확인할 수 있어요. 과거 이력을 클릭하면 과거 자동화 설정을 확인할 수 있어요.

자동화 상세 화면 우측의 연필 아이콘을 클릭하면 해당 자동화를 수정할 수 있어요.
- 수정 후 다시 게시하는 경우에는 자동화 게시 이력에서 버전을 구분할 수 있도록 자동화 버전 이름을 입력해야 해요. 입력한 자동화 버전 이름은 게시 이력에서만 확인되며, 기존 자동화 이름이 변경되지는 않아요.

[자동화 관리] 우측 상단 [자동화 초안]을 클릭하면, 아직 한 번도 게시하지 않은 초안 상태의 자동화 목록을 확인할 수 있어요.
- 초안 상태의 자동화를 클릭한 뒤 우측 상단 [게시하기]를 클릭하면 자동화 정책이 즉시 게시돼요.
- 초안 상태의 자동화 목록 우측 점 3개를 클릭한 뒤 [초안 삭제]를 클릭하면 자동화 초안이 삭제돼요.
  - 삭제한 자동화 초안은 복구할 수 없어요.

새 자동화 만들기

우측 상단 [+ 자동화 추가] 버튼을 클릭하면 자동화 빌더(에디터) 화면을 확인할 수 있어요.

자동화 빌더(에디터) 화면은 크게 3개 영역으로 나뉘어요.
- 캔버스: 시작 시점, 시작 조건, 규칙(조건+실행)을 블록으로 자동화를 만들 수 있어요.
- 정보 패널 (화면 오른쪽): 자동화 이름과 설명을 입력할 수 있어요. 입력된 자동화 설명은 [비용 정책] 메뉴에서 구성원이 확인할 수 있어요.
- 상단 바: 우측 상단 [저장] 버튼과 [게시하기] 버튼을 확인할 수 있어요. 저장 버튼 클릭 시 생성한 자동화가 임시 저장되고, 게시하기 클릭 시 자동화가 즉시 게시돼요.

시작 - 시작 시점 (필수)

이 영역은 언제 자동화가 작동할지, 그리고 어떤 대상에게 적용할지를 결정해요.

드롭다운을 클릭하면 자동화가 시작되는 이벤트(시점)를 선택할 수 있어요.

시작 시점	의미	시작 조건	사용 가능한 실행(액션)
증빙이 제출될 때	구성원이 영수증 작성을 마치고 [제출] 버튼을 누르는 순간	용도, 사용자(구성원/조직/근무정책), 요청 금액, 증빙 수단, 합계 금액, 거래 일시(요일/시간/날짜)	확인 필요 표시, 필수 입력 항목 추가, 지출결의 작성 필요

시작 - 시작 조건 (선택)

시작 조건은 "이 자동화를 누구에게/어떤 경우에 적용할지"를 필터링하는 역할이에요. 아래 규칙 영역의 '조건'과는 다른 개념이에요.

시작 조건: 자동화 적용 범위를 결정 (예: 점심식비에만 적용)
규칙의 조건: 적용 범위 안에서 위반 여부를 판단 (예: 금액이 1.5만원을 초과하는지)

시작 시점 아래 [+ 조건 추가] 버튼이 있어요. 이것은 자동화를 적용할 대상을 미리 좁히는 필터예요.
- 예를 들어 시작 시점을 "증빙이 제출될 때"로 설정한 상태에서 시작 조건에 용도 = 점심식비를 추가하면 → 용도가 '점심식비'인 영수증이 제출될 때만 이 자동화가 작동해요.
시작 조건을 비워두면 → 모든 영수증 제출에 대해 자동화가 작동해요.

규칙 - 조건 (필수)

"다음 조건에 해당하면 액션을 실행해요."

시작 영역 아래에 화살표(↓)로 연결된 규칙 블록이 있어요. 이 영역에서 무엇을 검사할지(조건)와 검사 결과 어떤 동작을 수행할지(실행)를 설정해요.
[조건을 선택해 주세요] 드롭다운을 클릭하면 검사할 항목을 선택할 수 있어요. [+ 조건 추가] 버튼으로 여러 조건을 추가할 수 있어요.
- 추가한 조건은 그리고(AND), 또는(OR)로 설정할 수 있어요. 그리고(AND)로 설정한 경우 모든 조건을 만족해야 자동화가 실행돼요. 또는(OR)으로 설정한 경우 여러 조건 중 하나만 해당해도 실행돼요.

선택할 수 있는 조건 항목은 다음과 같아요.

조건 항목	하위 항목	설명	연산자 예시
용도	—	영수증의 사용 용도	다음 중 하나에 해당 / 해당하지 않음
증빙 수단	—	결제 수단 유형	다음 중 하나에 해당 / 해당하지 않음
합계 금액	총 금액	영수증에 찍힌 총 금액(부가세 포함)	이상(≥), 이하(≤), 범위 내/외
	총 금액 / 사용자 수	총 금액을 사용자 수로 나눈 인당 금액	이상(≥), 이하(≤), 범위 내/외
요청 금액	총 금액	영수증의 요청 금액 기준 비교	이상(≥), 이하(≤), 범위 내/외
	총 금액 / 사용자 수	요청 금액을 사용자 수로 나눈 인당 금액	이상(≥), 이하(≤), 범위 내/외
거래 일시	요일	거래가 발생한 요일 (월~일)	다음 중 하나에 해당
	시간	결제가 이루어진 시간	이전, 이후
	날짜	결제가 이루어진 날짜	이전, 이후
사용자	구성원	비용을 사용한 구성원	한 명 이상 해당 / 모두 해당 / 모두 해당하지 않음
	조직	사용자가 속한 조직	한 명 이상 해당
	근무정책	거래일 당일의 근무 상태	다음 중 하나에 해당 / 해당하지 않음

실전 예시: "점심식비로 인당 1.5만원을 초과한 경우"를 검사하려면
→ 시작 조건: 용도 = 점심식비
→ 규칙 조건: 요청 금액 : 사용자 당 금액 → 15,000원 초과
이렇게 두 조건을 추가하면 돼요.

규칙 - 조건별 실행 (고급 기능)

ℹ️ 조건별 실행을 켜면 조건 그룹이 여러 개 생기고, 각 그룹마다 별도의 실행을 설정할 수 있어요.

조건 영역 우측 상단에 [조건별 실행] 버튼을 클릭하면, 하나의 자동화 안에서 조건 그룹별로 다른 실행(액션)을 지정할 수 있어요.
예를 들어 "야간 식대" 자동화에서:
- 조건 그룹 A: 조직 = 영업팀 AND 금액 ≥ 3만원 → 실행: 확인 필요 표시
- 조건 그룹 B: 조직 ≠ 영업팀 AND 금액 ≥ 1.5만원 → 실행: 확인 필요 표시
이렇게 같은 용도라도 조직별로 다른 한도 기준을 하나의 자동화로 관리할 수 있어요.

규칙 - 실행 (필수)

[실행을 선택해 주세요] 드롭다운을 클릭하면 조건에 해당할 때 시스템이 수행할 액션을 선택할 수 있어요.

실행 유형	동작 방식	구성원 경험	관리자 경험
증빙에 '확인 필요' 표시	경고 팝업을 보여주되 제출은 허용	"위반을 유지하고 제출할까요?" 팝업	붉은 '확인 필요' 마크 표시
필수 입력 항목 추가	필수 정보가 빠지면 제출 차단	"필수 입력 항목이 추가되었어요" 알림	완벽한 증빙만 접수
지출결의 작성 필요	정상 제출 후 결의서 작성 안내	[작성하기] 버튼 붉은색 표시	지출결의 '미제출' 표기

규칙 - 실행별 추가 설정

실행 유형을 선택하면 유형에 따라 추가 입력 필드가 나타나요.
- 필수 입력 항목 추가 : 어떤 항목을 필수로 받을지 선택할 수 있어요.
  - 메모
  - 첨부파일
  - 사용자(예 : 동석자)
  - 지급요청일(세금계산일, 현금영수증에만 적용돼요)
  - 참조 문서
- 지출결의 작성 필요 : 어떤 결의서 양식을 추천할지 선택할 수 있어요.
  - 지출결의 양식 추천에서 연결한 양식이 '숨김' 또는 '삭제'되면 추천이 작동하지 않아요. 양식 관리에 주의해 주세요.

자동화 저장 및 게시하기

⚠️ 구성원에게는 자동화 이름과 설명이 노출되므로, 위반 기준을 구체적으로 작성하는 것을 권장해요.
좋은 예: "점심식비는 인당 15,000원까지 사용할 수 있어요. 초과 시 확인 필요 표시가 돼요."
나쁜 예: "점심식비 정책"

자동화 생성이 끝났다면 우측 [자동화 이름]과 [자동화 설명]을 입력해 주세요. 자동화 설명은 최대 1,500자까지 입력이 가능해요.

실전 시나리오별 자동화 설정 예시

예시 1: 점심식비 인당 1.5만원 초과 시 유연한 경고

항목	설정 값
자동화 이름	점심식비 인당 한도 초과 경고
시작 시점	증빙이 제출될 때
시작 조건	용도 = 점심식비
규칙 조건	요청 금액 > 사용자 당 금액 ≥ 15,000원
규칙 실행	증빙에 '확인 필요' 표시

예시 2: 접대비 참석자 필수 입력

항목	설정 값
자동화 이름	접대비 참석자 필수 입력
시작 시점	증빙이 제출될 때
시작 조건	용도 = 접대비
규칙 조건	(조건 없이 모든 접대비에 적용)
규칙 실행	필수 입력 항목 추가 → 사용자, 메모

예시 3: 출장비 근무정책 불일치 경고

항목	설정 값
자동화 이름	출장비 근무정책 불일치 경고
시작 시점	증빙이 제출될 때
시작 조건	용도 = 출장비
규칙 조건	사용자 > 근무정책 ≠ 출장
규칙 실행	증빙에 '확인 필요' 표시

예시 4: 조직별 야간 식대 차등 한도 (조건별 실행)

항목	설정 값
자동화 이름	야간 식대 조직별 한도 경고
시작 시점	증빙이 제출될 때
시작 조건	용도 = 야간식대
그룹 A 조건	조직 = 영업팀 AND 사용자당 ≥ 30,000원
그룹 A 실행	증빙에 '확인 필요' 표시
그룹 B 조건	조직 ≠ 영업팀 AND 사용자당 ≥ 15,000원
그룹 B 실행	증빙에 '확인 필요' 표시

예시 5: 50만원 이상 결제 시 지출결의서 작성 요구

항목	설정 값
자동화 이름	고액 결제 지출결의서 필수
시작 시점	증빙이 제출될 때
시작 조건	(없음 — 모든 용도에 적용)
규칙 조건	요청 금액 ≥ 500,000원
규칙 실행	지출결의 작성 필요

FAQ

시작 조건과 규칙의 조건은 어떻게 다른가요?

시작 조건은 "이 자동화를 어떤 영수증에 적용할지" 범위를 좁히는 필터예요. 규칙의 조건은 그 범위 안에서 "어떤 경우에 위반인지" 판단하는 기준이에요.

예를 들어 점심식비 금액 한도를 검사하려면:

시작 조건: 용도 = 점심식비 (점심식비 영수증만 대상)
규칙 조건: 인당 금액 ≥ 15,000원 (한도 초과 여부 판단)

하나의 자동화에 조건을 여러 개 추가하면 어떻게 되나요?

조건들은 기본적으로 AND(그리고) 관계로 동작해요. 모두 만족해야 실행돼요. "하나라도 만족하면 실행"하려면 별도의 자동화를 각각 만들어야 해요.

하나의 용도에 여러 자동화를 설정할 수 있나요?

네! 기존 비용 정책에서는 특정 용도에 하나의 정책만 연결할 수 있었지만, 자동화 관리에서는 같은 용도에 2개 이상의 자동화를 만들 수 있어요. 예를 들어 점심식비에 대해 "금액 한도 경고" 자동화와 "첨부파일 필수" 자동화를 각각 설정할 수 있어요.

게시 중인 자동화를 수정하려면 어떻게 하나요?

자동화 상세 화면에서 빌더(에디터)에 진입하면 최신 내용을 수정할 수 있어요. 수정 후 [게시하기]를 누르면 새 버전이 생성되어 즉시 적용돼요. [저장]만 하면 임시 저장되고 기존 게시 버전이 계속 실행돼요.

자동화를 삭제할 수 있나요?

작성 중 보관함에 있는 자동화(한 번도 게시하지 않은 초안)만 삭제할 수 있어요. 한 번이라도 게시된 자동화는 감사 이력 보존을 위해 삭제할 수 없고, 대신 게시 종료로 실행을 중단할 수 있어요.

자동화를 수정하면 이전에 제출한 영수증에도 적용되나요?

아니요. 자동화 규칙을 변경하면 변경 이후에 제출되는 영수증부터 새 규칙이 적용돼요. 이전 영수증은 제출 당시의 규칙이 유지돼요. 기존 영수증에 새 규칙을 적용하려면 해당 영수증의 제출 확정을 취소하고 재제출해야 해요.

근무정책 조건은 어떻게 동작하나요?

영수증의 거래일자 당일 해당 구성원에 등록된 근무정책을 확인해요. 예를 들어 2월 9일 결제된 영수증의 용도가 '출장비'인데, 2월 9일의 근무정책이 '출장'이 아니라면 조건에 해당하여 설정한 액션이 실행돼요.

여러 자동화가 동시에 하나의 영수증에 적용될 수 있나요?

네. 게시 중인 모든 자동화가 동시에 검사돼요. 하나의 영수증이 여러 자동화의 조건에 해당하면, 각 자동화의 액션이 모두 적용돼요. 예를 들어 금액 초과로 '확인 필요' 표시가 되면서, 동시에 첨부파일 '필수 입력' 조건에도 걸릴 수 있어요.

비용 관리 자동화 설정하기