연차 촉진 제도 관련 자주 묻는 질문 FAQ

연차 촉진은 연차 소멸일을 기준으로 근로기준법에 따라 진행됩니다.

예를 들어 회계일(1월 1일) 기준으로 연차를 부여하고 있다면, 연차 촉진 시점 설정에 따라 아래와 같이 발송되는 방식입니다. :)

작성 기한은 월차/연차에 따라 달라요!

잔여연차가 0일인 구성원도 연차 촉진 대상자에 포함돼요.

연차 촉진을 진행하는 시점에 해당 구성원의 잔여 연차가 0일이었다는 것을 증명하기 위해, 현재 0일인 구성원에게도 촉진 계획 문서가 발송되고 있습니다.

연차를 부여 받는 설정에 따라 달라져요.

휴직 및 퇴직 시점에 따라 촉진 대상에 포함되지 않을 수 있어요. 단 퇴직, 복직 시점 따른 연차 사용 및 소멸 시점에 따라 연차 촉진이 진행되어야 해요. 예를 들어, 휴직자의 복직 시점이 연차 촉진 시기라면, 일정에 맞추어 진행해 주셔야 합니다.

flex에서는 휴직자 및 퇴직 예정자여도 스마트 연차 촉진 설정이 되어 있다면 모두 촉진일시에 맞춰 촉진이 진행돼요.

휴직자에게 연차 촉진 계획 문서가 발송되지 않게 진행할 수는 없어서, 필요시에는 구성원에게 발송된 촉진 계획 문서 작성 요청 알림을 받게 되면, 작성하지 말라고 사전에 가이드 해주세요. 혹은 휴직자에게만 연차 촉진 계획 문서가 발송되지 않게 하고 싶다면 설정 - 연차 설정에서 연차 정책을 추가로 만들되, 해당 정책은 스마트 연차 촉진 기능을 사용 안함으로 설정해주세요. 그 뒤 그 정책을 휴직자에게 적용하면 휴직자에게는 촉진 계획 문서가 발송되지 않아요.

기본적으로 [설정] → [연차 설정] → [연차 정책 설정] 클릭, 연월차 소멸 설정과 스마트 연차 촉진 기능이 활성화되어 있어야 해요!

연차 촉진과 관련한 상세한 설정은 [설정] → [연차 설정] → [연차 촉진 설정] 에서 확인할 수 있어요. 해당 화면에서 승인 설정, 사용 계획 작성 리마인드 설정, 사용 계획일 알림 시점 설정을 진행할 수 있어요.

상세한 설정 방법은 아래 가이드를 통해 확인해 주세요!

연차 촉진을 위한 스마트 연차 촉진 설정

[설정] → [연차 설정] → [연차 정책 설정] 에서 연차 촉진 기능을 비활성화 하고, 관리자가 수동으로 구성원에게 촉진 계획 문서 작성을 요청할 수 있어요.

flex 스마트 연차촉진을 통해 촉진시기에 맞춰 여러 구성원에게 한번에 촉진 또는 수동 촉진을 통해서도 촉진하고자 하는 구성원에게 한번에 촉진할 수 있어요!

다만, 관리자가 사용시기를 통보하는 것은 구성원마다 통보해야하는 일자가 다르기 때문에 구성원 별로 진행해주셔야 하는 점 참고해 주세요.

연차 촉진 대상일은 법적으로 부여한 연차에 한하여 진행돼요. 복지 차원에서 혹은 회사에서 별도로 구성원에게 부여한 연차는 촉진 대상일에 포함되지 않아요!

예를 들어 구성원이 연차 사용 희망일을 7월 1일, 2일로 작성해여 제출한 경우

해당 날짜에 flex 접속시 '오늘은 계획한 연차 사용일'이라는 화면을 보게 되고, 이메일로도 알림이 발송돼요.

노무 수령 거부 팝업을 확인한 구성원은 우측 하단 [네, 확인했어요] 라는 버튼을 클릭해 노무 수령 거부에 동의해야만 flex에 접속할 수 있어요.

연차 촉진을 진행할 때 다음 사항들을 확인해 주셔야 해요.
• 연차를 부여받은 구성원에게 촉진 계획 문서가 잘 발송되었는지
• 구성원들이 기한 내 계획 문서를 작성했는지
• '관리자 작성 필요' 상태인 구성원을 확인하여 연차 소멸 2개월 전까지 사용 기간 지정 통보
• 모든 문서 상태가 '작성 완료'인지 확인 등

구성원의 잔여 연차는 [근태관리] > [휴가관리] > [휴가 보유 현황] 탭에서 확인하실 수 있어요. 해당 화면에서 구성원을 선택하면, 개별 구성원의 휴가 화면으로 이동하고, [연차 상세]탭에서 세부 내역을 확인하실 수 있어요.

우측 상단 다운로드 아이콘을 클릭하여, 휴가 히스토리를 다운받으면 별도의 엑셀 파일로 연차의 부여, 차감, 사용, 소멸, 잔여 히스토리를 상세히 확인할 수 있습니다.

또한, [연차촉진] 탭의 ‘연차정보’ 옆 툴팁 아이콘에 마우스를 올리면, 촉진 시점 기준 잔여 연차와 소멸 시점 정보 등 더 자세한 내용을 확인하실 수 있어요.

연차 사용 계획서를 제출했다면, 수정 및 취소가 불가해요! 관리자 권한이 있어도 어렵습니다.

단 문서가 반려된 경우, 기한 내에 계획서를 다시 작성하여 요청할 수 있어요.

한번 완료한 승인 또한 취소 및 원복이 어려우니 유의해 주세요!

연차 사용 계획서에 제출한대로 연차가 자동으로 등록되지 않아요! 연차 사용 계획서는 연차를 언제 사용할지 '계획서'를 제출하는 것이고, 실제 연차 등록은 직접 진행해야 해요.

연차 사용 계획서에 제출한 날짜와 실제 사용일이 달라도 문제 없으나, 구성원이 잔여 연차를 모두 사용할 수 있도록 안내해 주세요.

연차 촉진은 스마트 연차 촉진 기능이 활성화된 모든 구성원을 대상으로 진행해요.

특정 구성원을 자동으로 발송되는 시기에서 제외하고자 한다면, 수동 촉진을 이용해 주세요.

만약 지속적으로 연차 촉진이 필요하지 않은 구성원이라면, 연차 정책을 별도로 적용해 주세요.

[설정] → [연차 설정] 에서 연차 정책을 추가로 생성한 후, 새로 만든 정책에서만 스마트 연차 촉진 기능을 OFF로 설정하고 해당 정책을 제외하고 싶은 특정 구성원에게 적용하면 됩니다.

자세한 내용은 구성원 별 다른 연차 정책 적용하기 가이드에서 확인하실 수 있어요.

월차 촉진의 경우 1차 촉진과 2차 촉진 기준 일수가 다릅니다! 이로인해 잔여 연차와 촉진 일수가 다르게 보여질 수 있어요.

연차 촉진 대상 일수는 휴가관리 - 연차 촉진 - 연차 정보에 마우스를 올리면 상세하게 확인이 가능합니다!

선택하고자 하는 날짜에 이미 휴가가 등록되어 있다면 선택이 되지 않아요.

혹은 쉬는 날이나 휴일로 설정되어 있다면 선택이 되지 않으니 참고하여 확인해 주세요!

구성원이 제출 기한(10일 이내) 내에 '사용계획서'를 제출하지 않은 경우, [근태관리] > [휴가관리] > [연차촉진] 탭에서 '관리자 작성 필요' 태그가 표시돼요.

이 경우, 관리자가 직접 연차 사용 기간을 지정해 통보할 수 있도록 [작성하기] 버튼이 함께 노출됩니다. 해당 버튼을 클릭해 소멸 2개월 전까지 사용 기간을 지정하고 통보할 수 있어요.

구성원이 사용 계획서를 제출 기한 내에 작성 및 제출하지 않아 '관리자 작성 필요' 상태가 된 경우에는, 연차 소멸 2개월 전까지 사용 기간을 지정하여 통보해 주셔야 해요. 만약 관리자가 해당 기간 내에 통보하지 않으면 '작성 불가' 상태가 되며, 이 경우에는 연차 촉진이 이루어졌다고 보기 어려워요. 연차 촉진이 이루어지지 않은 미사용연차는 미사용 연차 수당 등의 보상 의무가 있습니다. 기한 내에 승인 진행 및 관리자 통보를 진행할 수 있도록 해주세요!

flex 스마트 연차 촉진은 관리자가 통보 기간을 놓치지 않도록 리마인드 알림 설정을 할 수 있어요! [설정] > [휴가 설정] > [연차 촉진 설정] > [관리자 작성 리마인드 대상]에서 리마인드 알림을 받을 담당자를 지정하면, 해당 담당자에게 리마인드 알림이 자동으로 발송돼요.
단, 리마인드 알림을 받을 수 있는 관리자는 연차 촉진 권한을 가진 관리자로 제한돼요.

구성원의 휴가개요에 나와있는 연차 휴가 수령과 촉진된 연차 수량이 다르다면 먼저 아래 내용을 확인해주세요.

연차 촉진이 진행되기 전 구성원별 촉진 수량을 미리 확인하고 싶다면 좌측 메뉴 [근태관리] -> [휴가관리] -> [휴가 보유현황] 탭 우측 상단 다운로드 버튼 클릭, [휴가 히스토리]를 다운로드 받아주세요. 다만 구성원이 촉진 수량 계획 문서가 발송되기 전 연차를 사용(등록)하면 예상했던 수량과 다소 차이가 발생될 수 있으니 이 점은 참고해주세요!

연차 소멸이 1년 뒤 소멸이 아니라 N개월 뒤 소멸로 유예 설정을 진행한 경우에도 촉진이 진행되는 날 구성원이 몇 개의 연차를 보유하고 있었는지로 결정 돼요. 즉, 연차 촉진이 진행되는 시점 기준 구성원의 잔여 연차 수량이 촉진 수량입니다. 구성원의 연차 상세 내 잔여 열 숫자에 마우스를 올려 연차를 몇 개 보유하고 있는지 확인하거나, 휴가 히스토리를 다운로드 받아 잔여 연차 수량을 확인할 수 있어요.

또한, 연차 촉진은 법정 연차 소멸일(1년뒤 소멸) 기준으로 진행되며 실제 구성원의 연차 소멸은 관리자가 설정한 소멸 유예 정책을 따라간다는 것을 참고해주세요.

연차 조정 기능을 통해 연차를 추가 부여했거나 차감한 경우에 잔여 연차 수량이 달라지기 때문에 연차 촉진 수량에 영향을 줍니다.

구성원이 촉진 계획 문서를 받기 전 미리 미래의 휴가를 등록한 경우, 촉진 계획 문서 작성시 기존에 등록한 휴가일은 제외하고 연차 사용 계획 문서를 작성할 수 있습니다!
예를 들어 구성원이 6월 30일에 7월 8일 휴가 일정을 미리 등록한 경우 연차 사용 계획 문서 작성 시 7월 8일 일자는 비활성화 되어 연차 사용 희망일을 선택할 수 없게 되어요!

구성원이 연차 촉진 전에 휴가를 미리 등록 하여, 7월 1일 기준 잔여 연차 수량이 5개라면 남아있는 잔여 연차 수량을 기준으로 연차 촉진 계획 문서가 발송, 잔여 5일에 대해서 연차 사용 희망일을 구성원이 선택해야합니다. 만약, 구성원이 연차 사용 계획 문서를 제출 하고 나중에 미리 등록한 휴가를 취소한 경우 취소한 휴가 일수는 기존 촉진 수량 문서에 포함되지 않았기에 이 부분은 별도로 관리가 필요할 수 있습니다.

즉, 연차 휴가 등록 취소 시 승인이 발생시켜 휴가를 취소할 경우 관리자분에게 승인 요청이 가도록 설정을 하여 관리해주시는 등의 관리가 필요해요.

연차 촉진이라는 제도가 구성원의 휴가 사용률을 높이는데 의의가 있는 만큼, 촉진이 진행되는 당해년도에 받은 연차를 12월 31일까지 구성원이 모두 소진할 수 있도록 지속적인 관리와 운영이 필요합니다.

관리자 작성 기간 내에 관리자가 구성원 대신 연차 촉진 계획 문서를 작성, 통보하지 않은 구성원이 1명이라도 있을 경우 관리자에게 리마인드 알림이 발송돼요. 알림은 웹 내 알림 및 메일로 발송돼요.

관리자 작성 리마인드 알림을 받을 수 있는 관리자는 [연차 촉진] 권한을 가진 관리자를 뜻해요. 연차 촉진 권한을 가지지 않은 조직장이나 일반 구성원들은 구성원 대신 연차 촉진 계획 문서를 작성해 통보할 수 없기에, [연차 촉진] 권한을 가진 관리자에게만 리마인드 알림이 발송돼요. 연차 촉진 권한을 가진 관리자가 누구인지 확인하고 싶다면 좌측 메뉴 하단 설정 - 권한설정에서 확인하거나 관리자 작성 리마인드 대상 옵션을 [대상자 선택]으로 클릭하면 현재 우리 회사 내 연차 촉진 권한을 가진 관리자가 누구인지 확인할 수 있어요.

파견직이나 계약직 등 정규직과 구성원과 달리 연차 촉진을 진행하지 않을 구성원이 있어, 해당 구성원들에게는 촉진 계획 문서가 발송되지 않게 설정하고 싶다면 아래와 같이 설정되어있는지 확인해주세요.

연차 촉진을 진행하고 싶은데, 설정을 진행하지 못해 7월 1일 연차 촉진 계획 문서가 구성원에게 발송되지 않은 경우, 아래와 같이 진행해주세요.

연차 촉진 시기 시 구성원과 관리자에게 발송되는 메일, 할 일 그리고 알림의 내용은 수정할 수 없습니다.

[근태관리] > [휴가관리] > [연차촉진] 탭 우측 상단에 있는 ‘다운로드 아이콘’을 클릭하면 연차 촉진 리포트를 다운로드하실 수 있어요.

해당 리포트에는 촉진 대상자 정보와 함께 촉진 종류, 연차 일수, 소멸 예정일, 촉진 상태, 촉진 일시, 완료 일시, 작성자 정보 등 연차 촉진 상세 내역이 포함되어 있습니다.

아쉽지만 출력 기능은 별도로 지원하고 있지 않아요. 단, 문서 형태로 계속 저장되고 있고 캡쳐 등을 통해 이미지화 하여 출력하여 보관 및 확인할 수 있어요.

노무 수령 거부 팝업 확인 데이터는 요청시 별도로 전달드리고 있어요. 1:1 채팅 상담으로 요청해 주세요!

노무 수령 거부는 회사가 구성원의 출근을 인정하지 않고, 업무를 제공하지 않겠다고 선언하는 행위입니다. 회사가 구성원에게 연차사용촉진을 통해 휴가일을 지정하였어도 근로자가 출근해 근로를 제공했다면 사용자는 이에 해당하는 미사용 연차 수당을 지급해야 하는데요.

하지만 이때 회사가 노무수령거부를 통해 근로자의 출근을 명확하게 거부한다면, 미사용 연차에 대한 수당 지급 면제가 가능해요.

flex 스마트 연차 촉진을 사용하면 구성원이 연차 사용 계획일에 flex에 접속하면 노무 수령 거부 안내 팝업을 확인하게 되고, 이에 '네 확인했어요.' 버튼을 눌렀다면 노무 수령을 거부했다는 자료로 사용할 수 있어요.

근로감독 과정에서 요구되는 연차 촉진 증빙 자료는 근로기준법 제61조에 따라 연차 사용을 촉진하기 위해 거쳐야 하는 절차와 관련된 문서들입니다.

대표적으로는 연차 사용 계획서, 연차 사용 통지서, 노무 수령 거부서 등이 있으며, 이러한 자료들을 통해 연차 촉진이 적법하게 이행되었음을 증빙할 수 있어요.