flex 비용관리를 처음 설정하는 관리자분들을 위해 초기 설정 가이드를 준비했어요.
복잡한 비용 관리, 한번의 설정으로 회사의 모든 비용을 한곳에서 편리하게 관리해 보세요!
*전체 설정 과정을 영상 가이드로도 확인할 수 있어요. [📽️ 영상 가이드 바로가기]
1단계: 비용 관리 기능 이해
flex 비용관리를 본격적으로 사용하기 전에, 주요 기능과 전체 흐름을 파악해 보세요.
flex 비용 관리는 법인카드, 세금계산서, 현금영수증 등 기업의 다양한 경비를 한 곳에서 관리할 수 있도록 지원해요.
금융기관 연동으로 데이터를 자동 수집하고, 영수증 제출부터 담당자 매칭, 정책 설정, 회계 처리까지 비용 관리의 전 과정을 효율화할 수 있어요.
전체 운영 흐름
단계 | 주요 업무 | 담당자 |
① 초기 설정 | 권한 부여, 금융기관 연동, 카드 관리, 용도·정책 설정 | 관리자 |
② 비용 제출 | 카드 사용 후 영수증 첨부·용도 입력, 지출결의 작성 | 구성원 |
③ 비용 관리 | 증빙 내역 검토 및 확정 | 관리자 |
④ 회계 처리 | 전표 검토·수정 및 ERP 내보내기 | 관리자 (회계 담당) |
주요 개념 정리
용어 | 설명 |
증빙 | 비용 지출을 증명하는 자료로, 법인카드 내역·세금계산서·현금영수증·기타 영수증이 포함돼요. |
용도 | 구성원이 영수증 제출 시 선택하는 비용 분류 항목이에요. (예: 팀 식대, 출장 교통비) |
비용 정책 | 금액·시간·증빙 수단 등을 기준으로 설정하는 회사의 비용 사용 기준이에요. |
지출결의 | 비용 사용에 대한 승인 문서로, 특정 조건에 해당하는 경우 구성원이 작성해요. |
전표 | 증빙이 확정된 후 계정과목·공제 여부 등이 자동 매핑되어 생성되는 회계 처리 문서예요. |
[비용 관리] 구독 시 두가지 메뉴를 확인할 수 있어요.
비용: 모든 구성원에게 보여지며, 구성원이 영수증을 제출하는 곳이에요.
비용 괸리: 비용 관리 권한자에게 보여지며, 관리자가 영수증을 조회하고 처리하는 곳이에요.
즉, 구성원은 비용 사용 후 제출하고, 관리자는 이를 검토하고 회계 처리를 진행해요.
2단계: 비용 관리 초기 설정
비용 관리를 위한 기본적인 설정을 진행합니다.
권한, 금융기관 연동, 카드 관리, 비용 용도 및 정책, 지출결의 양식, 영수증 관리 등을 회사 운영에 맞게 설정해 보세요!
권한 부여하기
어떤 기능인가요? | 어디에 사용되나요? | 참고 가이드 (클릭해 주세요) |
비용 관리 담당자에게 증빙 조회·검토·확정 및 설정 권한을 부여합니다. | 권한이 있어야 [비용 관리] 메뉴가 표시되며, 증빙 내역을 통합 관리할 수 있어요. |
[설정] → [권한 설정]에서 비용 관리 담당자에게 아래 권한을 부여해 주세요.
증빙 관리: 모든 카드·증빙 내역을 조회하고, 구성원이 제출한 내역을 검토해 비용을 확정할 수 있어요.
비용 관리 설정: 금융기관 연동, 용도, 정책 등을 설정할 수 있어요. (이 권한을 부여하면 증빙 관리 권한도 자동으로 부여돼요.)
금융 기관 연동하기
어떤 기능인가요? | 어디에 사용되나요? | 참고 가이드 (클릭해 주세요) |
법인카드, 세금계산서, 현금영수증 내역을 금융기관에서 자동으로 수집합니다. | 카드 사용 내역이 자동으로 flex에 반영되어 구성원이 영수증을 직접 입력하는 수고를 줄일 수 있어요. |
[비용 관리] → 우측 상단 [설정] → [금융기관 연동] 버튼을 클릭해 주세요.
아래 두 가지 연동 방식 중 원하는 방법을 선택해 주세요.
공동인증서: 회사 공동인증서를 등록 후, 연동 가능한 국세청·카드사 목록을 자동으로 불러와 선택합니다.
카드사 ID/PW: 카드사 관리자 계정(가장 높은 권한)의 아이디·비밀번호를 직접 입력해 연동합니다.
*현재 연동 가능한 카드사: 국민, 롯데, 하나, 신한, 우리, 현대, BC, 삼성 카드
카드 관리하기
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연동된 카드사별 카드 목록을 한눈에 확인하고, 카드 별칭과 담당자를 설정합니다. | 담당자로 지정된 구성원은 해당 카드의 거래 내역을 조회하고 영수증 제출 알림을 받을 수 있어요. | 📄 카드 관리 |
[비용 관리] → 우측 상단 [설정] → [카드 관리] 클릭, 카드를 선택해 주세요.
카드 별칭: 카드 목적에 따라 자유롭게 입력해 주세요. (예: 마케팅팀 법인카드)
담당자: 해당 카드를 주로 사용하는 구성원 또는 조직을 지정해 주세요.
추가 발급으로 마스킹된 카드 번호가 동일한 카드가 있는 경우, **[중복 카드 관리]**에서 전체 카드 번호를 입력하면 거래 내역이 정상적으로 조회돼요.
비용 용도 설정하기
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구성원이 영수증 제출 시 선택할 수 있는 비용 분류 항목을 정의합니다. | 용도에 맞게 구성원이 증빙을 제출하고, 관리자는 비용을 분류해 검토할 수 있어요. |
[비용 관리] → [설정] → [용도 설정] → 우측 상단 [용도 추가]를 클릭해 주세요.
용도 이름: 구성원에게 노출되는 이름을 입력해 주세요. (예: 팀 식대, 출장 교통비)
용도 설명: 관리자용 메모란으로, 구성원에게는 공유되지 않아요.
비용 정책 설정하기
어떤 기능인가요? | 어디에 사용되나요? | 참고 가이드 (클릭해 주세요) |
용도·증빙 수단·시간·금액 기준으로 회사의 비용 사용 기준을 정의합니다. | 정책 위반 내역은 구성원과 관리자 모두에게 표시되어, 관리자는 [확인 필요] 항목만 집중 검토할 수 있어요. |
[비용 관리] → [설정] → [비용 정책 설정] → 우측 상단 [추가]를 클릭해 주세요.
[사용 조건]에서 세부 기준을 설정할 수 있어요.
증빙 수단: 법인카드, 세금계산서, 현금영수증 등 허용할 수단을 선택
시간: 특정 요일 및 시간대 제한
금액: 인당 또는 거래 건당 한도 설정
생성한 정책은 우측 토글을 활성화해야 실제로 적용돼요.
지출결의 작성 정책 및 영수증 제출 항목 정책도 설정해 보세요.
지출결의 작성 정책: 특정 조건에 해당하는 경우 구성원이 작성해야 할 지출결의서 양식을 자동으로 추천해줘요.
영수증 제출 항목 정책: 특정 조건에 해당하면 필수로 포함해야 할 항목을 지정할 수 있어요. (지급 요청일, 메모, 첨부파일 등)
영수증 제출 마감일 설정하기
[비용 관리] → [설정] → [제출 마감일] 탭에서 매월 마감일을 지정할 수 있어요.
[미제출 영수증 리마인드]: 마감일에 맞춰 미제출 구성원에게 자동 알림을 보낼 수 있어요.
지출결의 양식 설정하기
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구성원이 비용 지출 시 작성하는 지출결의서 양식을 설정합니다. | 비용 정책의 지출결의 작성 정책과 연결되어, 조건에 맞는 경우 추천 양식이 자동으로 표시돼요. |
[비용 관리] → [설정] → [지출결의 양식]에서 양식을 추가하고 관리할 수 있어요.
3단계: 비용 제출 및 관리
기본적인 설정을 완료했다면 이제 구성원이 비용을 제출하고, 관리자가 검토 · 확정하는 운영을 시작해요.
구성원이 카드 사용 후 영수증 제출 및 지출결의서를 작성하고, 관리자는 증빙 내역 조회 및 검토 후 확정 처리를 할 수 있어요.
증빙 내역 검토 및 확정하기
어떤 기능인가요? | 어디에 사용되나요? | 참고 가이드 (클릭해 주세요) |
구성원이 제출한 모든 증빙 내역을 한 곳에서 조회하고 검토합니다. | • 법인카드, 세금계산서, 현금영수증, 기타 영수증을 통합 조회하고 상태별로 필터링할 수 있어요. |
[비용 관리] → [증빙] 탭에서 전체 증빙 내역을 조회할 수 있어요.
상태별 탭 (전체 / 확인 필요 / 미제출 / 제출 완료 / 확정)으로 분류해 검토할 수 있어요.
확인 필요: 비용 정책 위반 내역이 있는 증빙으로, 우선적으로 검토가 필요해요.
영수증 목록에서 여러 건을 선택하여 클릭 한 번으로 제출할 수 있어요.
증빙 내역 검토를 완료했다면 선택하여 [증빙 확정] 처리를 할 수 있어요.
💡 구성원이 직접 영수증을 제출하고 경비 처리하는 방법은 아래 가이드를 확인해 주세요!
지출결의 문서함
어떤 기능인가요? | 참고 가이드 (클릭해 주세요) |
구성원이 제출한 지출결의 문서를 조회하고 관리합니다. | 📄 지출결의 문서함 |
좌측 메뉴 [비용 관리] > [지출결의] 에서 제출된 지출결의 문서를 조회하고 승인 처리할 수 있어요.
4단계: 회계 처리
증빙이 확정되면 전표가 자동 생성돼요. 계정과목을 매핑하고 ERP로 내보내 회계 처리를 완료할 수 있어요.
계정과목 관리하기
어떤 기능인가요? | 어디에 사용되나요? | 참고 가이드 (클릭해 주세요) |
flex에서 사용하는 계정과목을 추가하고 관리합니다. | 비용 관리 및 급여 정산에서 사용할 계정과목을 사용 범위에 맞게 설정할 수 있어요. | 📄 계정과목 관리 |
[설정] → [계정과목 관리] → [비용관리] 탭에서 계정과목을 한 건씩 또는 엑셀을 통해 일괄 추가할 수 있어요.
차대변 계정과목 및 공제 여부도 설정해 주세요.
[차대변 계정과목 설정]: 전표 생성 시 자동으로 매핑될 차변·대변 계정과목을 설정해 주세요.
→ 📄 차대변 계정과목 설정[공제·불공제 여부 설정]: 비용 용도별로 부가세 공제 여부를 설정해 주세요. 공제 여부에 따라 부가세가 자동 계산돼요. → 📄 공제, 불공제 여부 설정
전표 관리 및 내보내기
어떤 기능인가요? | 어디에 사용되나요? | 참고 가이드 (클릭해 주세요) |
증빙 확정 후 자동 생성된 전표를 검토하고, ERP 양식에 맞게 내보냅니다. | 계정과목·공제 여부가 자동 매핑된 전표를 검토 후 엑셀로 내보내 ERP에 바로 업로드할 수 있어요. | 📄 전표 관리 |
[비용 관리] → [전표] 탭의 [검토 중] 탭에서 자동 생성된 전표를 확인해 주세요.
계정과목, 공제 여부, 공급가액, 부가세 수정이 필요하면 셀을 직접 클릭해 수정할 수 있어요.
검토가 완료된 전표는 [검토 완료] 처리 후, [전표 내보내기]를 통해 엑셀로 다운로드해 주세요.
전표 내보내기 엑셀 양식도 사전에 설정해 두세요!
ERP에 업로드할 양식을 미리 설정해 두면, 내보내기 시 원하는 양식을 바로 선택할 수 있어요.
→ 📄 전표 내보내기 엑셀 양식 설정
축하드려요! 👏🏼
비용관리 초기 설정뿐 아니라 운영 흐름 확인도 모두 마쳤어요.
이제 구성원의 영수증 제출부터 관리자의 검토·확정, 회계 전표 처리까지 한 곳에서 운영할 수 있어요.
진행 중 궁금한 점이 생기시면,
flex 우측 하단 상담 아이콘(flex 로고)을 눌러 문의를 남겨주세요.
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