flex를 처음 설정하는 관리자분들을 위해 시작 가이드를 준비했어요.
아래 가이드를 따라 설정을 진행하면 우리 회사에 맞는 HR 운영 환경을 만들 수 있어요. 🚀
*전체 설정 과정을 영상 가이드로도 확인할 수 있어요. [📽️ 영상 가이드 바로가기]
1단계: 기본 설정
flex의 다양한 기능을 사용하기 위한 기본 설정이에요.
설정한 정보는 이후 근무, 휴가, 승인 등 다양한 기능의 기준 정보로 활용됩니다.
📌 아래 설정을 진행할 수 있어요.
□ 회사 정보 설정
□ 조직 및 인사 정보 설정
□ 회사 문서 및 인사 서류 등록 </aside>
회사 정보 및 회사 직인 설정
어떤 기능인가요? | 어디에 사용되나요? | 참고 가이드 (클릭해 주세요) |
• 우리 회사의 기본 정보를 등록합니다. | • 회사 정보는 재직증명서, 경력증명서 발급 시 표기되어요. |
[설정] → [회사정보] → [회사 기본 정보] 내 대표자를 추가해주세요.
추가를 위해 대표님을 먼저 flex 구성원으로 등록해야 해요.
대표자 등록이 되어야 재직/경력 증명서 발급이 가능해요!
그 외 회사 기본 정보도 입력해주세요.
[회사 직인] - [+ 직인 등록하기] 버튼 클릭, 회사의 전자직인을 생성하거나 직인 이미지를 업로드 할 수 있어요.
직인 이미지 경우 180~200px 1:1 비율의 사이즈를 추천해요.
인사 ∙ 구성원 정보 설정
어떤 기능인가요? | 어디에 사용되나요? | 참고 가이드 (클릭해 주세요) |
• 우리 회사의 조직 구조와 구성원 정보를 체계적으로 관리합니다. | • 전반적인 인사 관리 기능의 기반이 되어요. |
[설정] 메뉴 클릭 → [인사 · 구성원 정보] 설정에서, 우리 회사의 조직, 직위, 직책, 직무를 설정할 수 있어요.
조직이 있어야 구성원 발령, 승인 정책 설정 등이 모두 가능해요.
우측 상단 [+] 버튼 클릭, 조직명 입력 후 Enter 를 입력해 조직을 추가할 수 있어요.
추가한 조직은 선택 후 드래그 또는 조직 위에 마우스를 올리면 나타나는 우측 점 3개 버튼을 클릭해 위치를 이동하거나 하위 조직으로 만들 수 있어요.
[적용일]을 통해 설정한 조직도를 언제부터 적용할 것인지 시점을 정할 수 있어요.
변경한 조직을 오늘부터 바로 적용한다면 [적용일]을 그대로 두고,
변경한 조직을 특정 시점부터 적용할 예정이라면 [적용일]을 미래 시점으로 변경해주세요.
📄 회사 문서 및 인사 서류 등록을 위한 추가 설정도 진행해 보세요!
📄 회사 문서 및 인사 서류 등록을 위한 추가 설정도 진행해 보세요!
문서함 설정
[설정] - [문서함 설정]에서 인사 서류를 저장할 [문서함]을 먼저 만들어 보세요.
모든 구성원들의 프로필에 문서함이 추가되고 새로운 구성원을 초대할 때도 해당 문서함에 서류 업로드를 요청할 수 있어요.
회사 문서 등록
[문서・증명서] 메뉴에서 사업자등록증, 취업규칙 등 회사의 공식 문서를 등록하여 구성원에게 공유할 수 있어요.
기본 문서 외에도 사내에서 사용하는 공식 문서를 추가하여 구성원과 편리하게 자료를 공유할 수 있어요!
단 기본 문서는 사업자등록증과 취업규칙만 등록이 가능하여, 그외 문서는 [문서 추가]를 통해 등록해 주셔야 해요.
2단계: 근무 설정
우리 회사의 근무 방식에 맞게 근무 유형과 근무 정책을 설정합니다.
근무 설정은 구성원의 출퇴근 기록, 근무 시간 관리, 근태 운영 등의 기준이 됩니다.
📌 아래 설정을 진행할 수 있어요.
□ 근로계약서에 맞는 근무 유형 설정 (고정/시차/선택적/교대 근무)
□ 회사의 운영 방식에 맞는 근무 정책 설정 (출장, 재택, 외근 등)
근무 유형 만들기
어떤 기능인가요? | 어디에 사용되나요? | 참고 가이드 (클릭해 주세요) |
• 근로계약서로 체결한 구성원의 근무 제도를 설정합니다. | • 근무 시간, 초과 근무 등 근태 전반과 급여 등에 기반이 되어요. 근로 계약 및 운영에 맞게 설정해 주세요! | 📃 근무 등록 방법 |
[설정] - [근무 유형]에서 우리 회사에 맞는 근무 유형을 설정해 주세요.
근무 유형 종류는 아래와 같아요. 우리 회사의 운영에 맞는 유형을 따라 설정해 보세요.
근무 유형 종류 | 설명 | 참고 가이드 (클릭해 주세요) |
고정 근무 | 출퇴근 시간이 고정되어 있는 사무직에 적합해요. | |
시차 근무 | 합의한 출퇴근 시간 내에서 자율출근이 가능하고, 일소정 근로시간만 채우면 되는 사무직에 적합해요. | |
선택적 근무 | 출퇴근 시간에 제약이 없고, 총 근로시간 범위 내에서 일소정근로시간을 자율적으로 결정하는 IT 회사나 스타트업 등에 적합해요. | |
교대 근무 | 근무 시간에 변동이 있어 근무 스케줄을 짜는 병원, 제조, 중공업, 서비스직 등에 적합해요. |
근무 유형을 선택했다면, 각 근무 유형별로 아래 상세 설정을 회사 운영 정책에 맞게 설정해 보세요!
설정 항목 | 설명 |
기본 설정 | 근무 요일, 출근 시각, 근무 시간, 휴게시간 등 근무 유형 속성 및 일하는 방식을 설정해요. |
연장 근무 기록 | 연장 근무 입력 단위, 연장 근무 최소 시간 등 연장 근무 입력과 관련한 정책을 설정해요. |
실시간 근무 기록 | 출근(정시) 인정 시간, 퇴근 처리 방식 등 구성원의 실시간 근무 기록 기능을 설정해요. |
자동 근무 기록 | 근무 기록이 매일 자동으로 채워지도록 설정해요. |
고급 설정 | 법정 제한사항과 관련해 설정해요. 회사의 운영과 근무 유형에 맞게 반영할 수 있어요. |
이미 구성원을 등록해 두셨다면, 근무 유형을 바로 적용해 보세요.
이미 구성원을 등록해 두셨다면, 근무 유형을 바로 적용해 보세요.
근무 유형 변경시 유형 [적용일]을 유의해주세요! 근무 유형 적용일에 따라 주기가 나뉘어질 수 있어요.
월~금 일한다면 주기의 시작 요일을 적용일로 (ex. 월요일)
월 선택적 근무와 같이 특정 주기 단위의 근무라면 주기의 시작 일을 적용일로 (ex. 10월 1일)
1. 구성원별 근무 유형 변경
[구성원 프로필] → [인사 정보] → [근무 정보] → [변경]
근무 유형을 선택하고, 변경 적용일을 지정 후 수정하기를 눌러주세요.
2. 대량의 구성원 근무 유형 변경
[구성원] → [인사 정보 관리] → [정보 일괄 변경] → [정보 변경하기]
근무 정책 설정하기
어떤 기능인가요? | 어디에 사용되나요? | 참고 가이드 (클릭해 주세요) |
• 구성원의 근무 형태를 구분하기 위한 기준이에요. e.g. 재택, 외근, 출장 등 | • 재택, 외근, 출장 등 다양한 근무 방식에 대해 별도의 운영 기준을 두거나, | 📃 근무 정책 설정 |
[설정] - [근무 정책 · 승인] - [근무 정책] 에서 확인할 수 있어요.
우측 상단 [추가하기]를 눌러 기본으로 제공하는 근무 정책 외 다른 근무 정책을 추가할 수 있어요.
[필수] 태그가 붙어진 근무 정책은 일반적인 사무실 근무에요.
flex가 기본으로 제공하고 있는 근무 정책을 수정, 편집하여 이용할 수 있어요.
지정된 위치에서만 근무를 등록하도록 운영하고 싶다면 확인해 주세요!
지정된 위치에서만 근무를 등록하도록 운영하고 싶다면 확인해 주세요!
GPS나 IP로 근무지를 제한하고, 조직별로 근무지를 적용할 수 있어요!
상세한 설정은 이 가이드(클릭)를 확인해 주세요.
특히 여러 지점별로 근무하는 구성원이 다른 교대근무 유형의 경우, 조직별로 근무지를 설정하여 더욱 효율적으로 관리할 수 있어요. 아래 가이드를 참고해 주세요!
세콤/캡스/KT텔레캅 출입 관리 시스템을 사용하고 계신다면 확인해 주세요!
세콤/캡스/KT텔레캅 출입 관리 시스템을 사용하고 계신다면 확인해 주세요!
세콤, ADT캡스, KT텔레캅 출입관리 시스템의 출퇴근 기록을 flex의 실시간 근무 기록으로 자동 연동할 수 있어요.
'출입 관리 연동' 부가 서비스 구독이 필요해요. 설정 - [구독·결제 관리] 메뉴에서 서비스를 구독할 수 있어요.
상세한 내용은 아래 가이드를 참고해 주세요.
3단계: 휴가 설정
우리 회사의 휴가 정책에 맞게 연차, 법정 휴가, 약정 휴가를 설정합니다.
구성원의 휴가 사용 기준을 정하고 휴가 관리 방식을 체계적으로 운영할 수 있어요.
📌 아래 설정을 진행할 수 있어요.
□ 회사 내규에 맞는 연차 부여 및 정책 설정
□ 법적 기준에 맞는 법정 휴가 설정 (출산, 보건, 군소집 휴가 등)
□ 회사의 운영에 따른 약정 휴가 설정 (경조사, 리프레시, 여름 휴가 등)
연차 정책 설정
어떤 기능인가요? | 어디에 사용되나요? | 참고 가이드 (클릭해 주세요) |
• 구성원에게 연차가 어떻게 부여되고, 어떻게 사용되며, 언제 소멸되는지를 정의하는 설정입니다. | • 조직, 계약 유형별로 각각 다른 연차 정책을 운영하거나, |
[설정] - [연차 설정]에서 기본 연차 정책을 변경하거나, [연차 정책 추가]를 눌러 새로운 연차 정책을 추가할 수 있어요.
퇴직자 연차 조정 기준과 연차 촉진 설정을 통해 연차 정산 및 촉진 자동화도 경험해 보세요!
flex 사용 전 구성원의 휴가 기록을 반영하려면 참고해 주세요!
flex 사용 전 구성원의 휴가 기록을 반영하려면 참고해 주세요!
[근태관리] - [휴가관리] - [월별 연차 사용 내역] - [연차 사용 내역 업로드]를 눌러 과거 사용한 연차 사용 내역을 엑셀로 일괄 업로드 할 수 있어요.
자세한 사항은 아래 가이드를 참고해주세요!
법정 휴가 ∙ 약정 휴가 설정 (맞춤휴가)
어떤 기능인가요? | 어디에 사용되나요? | 참고 가이드 (클릭해 주세요) |
• 법정 연차 외에도 근로기준법에 따라 제공해야 하는 법정 휴가를 설정합니다. e.g. 출산휴가, 배우자 출산 휴가, 가족돌봄휴가 등 | • 법정/약정 휴가를 회사 정책에 맞게 구성원에게 부여하고, 사용할 수 있으며 |
[설정] - [맞춤 휴가]에서 '필수' 태그가 붙어 있는 휴가는 법정 필수 휴가예요.
필수 휴가는 삭제가 불가하며, 각 휴가를 눌러 회사의 운영에 맞게 설정해 주세요.
그 외에 회사에서 별도로 운영하는 휴가가 있다면 [+ 맞춤 휴가 추가]를 눌러 그에 맞게 생성할 수 있어요!
자주 사용하는 리프레시, 병가, 여름 휴가 등은 기본적으로 제공하고 있어요.
4단계: 운영 환경 설정
이제 거의 마지막 단계예요! 우리 회사의 운영 방식에 맞게 승인 정책과 권한을 설정합니다.
📌 아래 설정을 진행할 수 있어요.
□ 전자결재, 근무, 휴가 등에 사용할 승인 정책 설정
□ 회사 조직 구조에 맞는 권한 설정 및 부여
승인 정책 설정
어떤 기능인가요? | 어디에 사용되나요? | 참고 가이드 (클릭해 주세요) |
• 회사 내에서 발생하는 모든 승인 과정을 관리하는 설정이에요. | • 근무/휴가/전자결재/구성원 정보 등 회사의 정책에 맞게 승인 설정을 할 수 있어요. | 📃 flex 승인 구조 이해하기 |
[설정] - [승인 정책 관리]에서 회사의 모든 승인 정책을 관리할 수 있어요.
우측 상단의 [승인 템플릿]을 눌러, 기본적인 승인 정책을 템플릿으로 만들어 보세요. 다수의 정책에 한번에 적용할 수 있어 편리해요.
권한 설정
어떤 기능인가요? | 어디에 사용되나요? | 참고 가이드 (클릭해 주세요) |
• 우리 회사 정책 및 구조에 맞게 구성원에게 기능별 권한을 부여하는 중요한 설정이에요. | • 특정 메뉴 접근, 정보 조회 조회 및 변경, 설정 변경 등 다양한 범위에 영향을 줍니다. |
[설정] - [권한 설정]에서 권한 그룹을 확인하고 설정할 수 있어요.
기본적인 최고 관리자, 조직장, 기본 권한 그룹 외에 [+ 권한 그룹 추가]를 통해 권한 그룹을 추가하여 관리할 수 있어요.
권한 그룹을 눌렀을 때, 체크박스가 선택되어 있다면 해당 권한이 부여되어 있다는 의미예요.
권한 그룹에 구성원을 추가하려면 [+ 추가하기]를 눌러주세요.
5단계: 구성원 등록 및 초대
기본적인 설정을 모두 마쳤습니다!
이제 구성원을 등록하고 flex 사용을 시작해 볼게요.
📌 아래 설정을 진행할 수 있어요.
□ 전사 구성원 등록 및 초대
□ 구성원 정보 등록 (기본, 인사, 근태, 계약, 급여 정보 등) </aside>
구성원 추가하기
어떤 기능인가요? | 어디에 사용되나요? | 참고 가이드 (클릭해 주세요) |
• flex에 우리 회사 직원(구성원)을 등록하는 기능이에요. | • 구성원 인사 관리를 위해서는 반드시 추가되어 있어야 해요. |
메일만 있다면 입사 예정자, 재직자, 퇴직한 구성원 모두 추가할 수 있어요.
[구성원] → [구성원 추가하기] 클릭하여 구성원을 추가해주세요!
구성원 정보 등록 후, 초대 메일은 나중에 초대하기로 진행해주세요!
구성원을 등록했다면, [구성원] → [구성원 추가하기] → [초대 템플릿 관리] 클릭하여 구성원에게 발송할 초대 메일의 템플릿을 설정해 보세요.
그 후, [초대현황] 탭에서 등록되어있는 구성원에게 언제든지 초대 메일을 일괄 또는 개별로 보낼 수 있어요.
구성원에게 초대 메일을 발송하고, 구성원은 메일을 통해 가입을 완료해야 로그인이 가능해요!
구성원 정보 업데이트
어떤 기능인가요? | 어디에 사용되나요? | 참고 가이드 (클릭해 주세요) |
• 구성원의 인사, 계약, 임금, 경력 및 학력, 개인정보 등을 설정하는 기능이에요. | • 등록한 구성원의 정보는 급여, 근태, 평가 등 flex 전반 기능에 활용되어요. |
[구성원] - [인사 정보 관리] - 우측 상단 [인사 발령하기]를 눌러, 등록한 구성원의 인사 정보(조직, 직무, 직급 등)를 변경할 수 있어요.
[구성원] - [인사 정보 관리] - [정보 일괄 변경] - 우측 상단 [정보 변경하기]를 눌러, 구성원의 계약, 임금, 경력 및 학력, 개인정보를 일괄 변경할 수 있어요. 웹 또는 엑셀 업로드를 통한 변경이 가능해요.
추가 설정도 진행해 보세요!
기본 설정 외에도 flex를 더욱 편리하게 사용할 수 있도록 도와주는 추가 설정이에요.
운영 상황에 맞게 필요한 기능을 설정해 보세요.
📌 아래 설정을 진행할 수 있어요.
□ 외부 서비스 연동 설정 (구글 캘린더, 슬랙)
외부 서비스 연동 설정
[설정] - [연결 설정]에서 사용 중인 다른 제품과 연동할 수 있어요. 현재 구글 캘린더와 슬랙 연동을 제공하고 있어요.
축하드려요! 👏🏼
flex 시작을 위한 기본 설정을 모두 완료했어요.
flex를 실제 운영에 어떻게 활용할 수 있는지 궁금하다면 📃 flex 활용 사례집도 함께 확인해 보세요.
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